白领沉迷EXCEL式生存

http://www.sina.com.cn 2008年01月24日13:54 申江服务导报

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　　一种“EXCEL式生存”正在上海的广大白领中迅速扩展。

　　新年伊始，当中小学生都在埋头书写“新年作息表”、“寒假计划书”的时候，他们的未来——当今的白领们，则在做一模一样的事情，只是工具已从纸笔进化到了电脑上的EXCEL。

　　EXCEL，微软办公自动化中的一种电子表格，可以做记录、计算、统计和分析。几乎每个跟数字打交道的白领，都会在工作中用到它。

　　EXCEL，英文意为“优于、胜过、卓越”，当初的发明者希望这种软件能够帮助人们将工作完成得更出色，让使用这种工具的人更优秀。

　　实际上，越来越多的人开始迷恋它。

　　俞晓路，外资银行员工。他这样形容自己和EXCEL的关系：“它就像是一个逻辑性很强的朋友，一直和你并肩战斗。”他每天平均工作10小时，这意味着他要面对10小时EXCEL，如果没有EX鄄CEL，工作将无法进行。

　　当问及会不会觉得烦躁、审美疲劳，小路的回答代表了所有采访对象的想法：“你每天面对一样东西，每天看8小时，无论如何也会觉得它亲切。更何况，它真的能帮你许多忙。”

　　所以，当关掉电脑，走出办公室，回到家中，EXCEL的触角便自然渗透到了生活中——做熟悉工作报表的白领们用它来统计自己的生活，每天买什么东西花多少钱，都一条一条打在烂熟于胸的EXCEL表格中；地铁开通了，就自己做一张票价表；想买车牌了，就自己写个函数参加竞拍；生活无聊了，就用表格做个小游戏，传给朋友一起玩……

　　不用它的人说，这种迷恋接近“变态”，用它的人，对给予这种评价的人回应以“变态”。

　　引发如此争议的生活方式究竟是怎样的？本报记者进行了深入调查。

　　EXCEL是我人生的战友

　　上周五早晨7点半，外资银行员工小路翻身将床头喋喋不休的闹钟按掉。

　　今天是他从去年开始的第一天休假，平时的这个点，他要迅速跳出暖洋洋的被窝穿上衣服在一刻钟内冲出家门，坐地铁去浦东上班。

　　在拥挤的密不透风的车厢里，他会用手指使劲搓一下还不清醒的脸，然后将接下去一天要完成的事情在脑子里迅速盘算一遍。

　　9点整，小路准时踏入办公室。开电脑，开电子表格EXCEL。第一件事是将刚才在地铁里想好的要做的事情列在新建的EXCEL表格里，按照轻重缓急涂成不一样的颜色，也许中间还会增加新的任务，便重新修改这张表格，在接下去的一整天里，每完成一样就会涂红一项，一直到整张表格变成红色。

　　涂成红色就下班。

　　小路每天都这样对自己说。

白领沉迷EXCEL式生存(2)

http://www.sina.com.cn 2008年01月24日13:54 申江服务导报

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　　上班就是EXCEL式生存

　　俞晓路在大学里学的是商务，对于EXCEL这样东西，他知道的只是，跟WORD一样，是办公自动化里的一样工具，可以用来统计数据，做一些重复的计算。

　　2005年，小路毕业。在一家小公司做了半年之后，被现在的这家外资银行录用。很难向外人描述自己的工作到底是做什么的——“企业银行系统项目部”——简单说来，做银行内部系统的开发、测试，上线后的维护等等，帮助企业做一些数据统计。

　　刚进入公司那天，小路作为新人，被单独列入一个项目组，公司有繁复的系统，每个岗位都有自己的工作规章以及流程制度，让每个新员工自己学习。

　　最开始最简单的工作，是给你一张已经有模版的EXCEL表格，将相关的数据录入进去，然后按照已经有的公式，做一些操作和计算。最简单的比如，挑出数额大于多少的公司数据，求和，等等。

　　第一次在公司加班，是因为要做一张很长的统计，反复输错，反复重来，做到晚上10点钟。

　　后来就知道了，上班的第一件事情就是把EXCEL打开，这是一定会用到的工具，下班前的最后一件事情，是把做过的EXCEL保存，退出关机。

　　大公司有严格的管理制度，多年的经验让公司对于每个招进来的人能够做些什么都了然于胸。这个项目正常情况下应该用多少小时完成并不是一件可以拿出来讨论的事情，所以，分给你的工作量，是根据多年以来的实践经验来调配的，不能在上班时间内做完，说明你比别人慢，那么请留下来加班。

　　小路很快就明白了这些道理。为了不加班，只有加强自己的业务水平。EXCEL是关键的一环。

　　熟悉EXCEL，花了大约3个月时间。采访中我们碰到许多一定要使用EXCEL的白领，三个月，是他们和EXCEL熟悉起来的平均时间。

　　从陌生人变伙伴

　　小路现在能用快捷键完成绝大多数的常用动作，现在他使用EXCEL的效率比刚开始接触的时候快了一倍——刚开始每天要加班四五个小时，现在那样的工作量两小时内就搞定了。

　　他知道一张EXCEL表格的最长数据极限是65536个，他曾经花过一天时间将一个一个数据录入一张EXCEL表格中，操作到第65537个数据时，出现了灰白不可操作栏。那天他觉得很自豪，因为他终于亲手触摸到了这个程序的极限。

　　有一次项目经理要求他完成一个统计，要在几万条数据中找出符合规定项，要求在两小时内赶出来。怎么算都不可能做完这样庞大的一项工程。小路便开始自己开发EXCEL没用过的新功能。它在“EXCEL help”(这是EXCEL自带的程序，相当于使用windows时里面的help功能，可以帮助使用者自学)里面找到了一个新函数，摸索出了解决的办法。“是EXCEL帮助我完成了工作，那个时候觉得这个工具太亲切了，是战友。”小路回忆道。

　　EXCEL就是一个工作中的好朋友，小路觉得自己每天坐进办公室，然后便开始和这个思路清晰的朋友交流，一直到关掉电脑结束工作。“不管怎样丑陋的一件东西，我让你每天看，一天八小时，看一年，你一定会觉得它亲切。更何况，它真的可以帮忙。”

　　银行的工作中，需要输入大量的数据。拿最简单的求和来说，如果在计算器中操作，只要输错一个数字，就要全部重做。但EXCEL不同，可以利用程序回头逐步检查错误，只要稍微改一改，就可以得出正确的答案。

努力开发新功能

　　早晨10点半，小路从被子里钻出来，懒散地洗漱完毕。平时的这个点，他应该已经做完了一组数据分析，填完了好几张EXCEL表格，打过了好几个电话，也许正要开始做一张最重头的EXCEL处理。

　　他有点无所事事地在自己的房间转了几圈，犹豫了一下还是打开了电脑。等蓝色的熟悉的桌面跳出来，小路顺手点开了那个EXCEL的桌面Logo。干净简洁的格子界面出现后，小路在上面的输入栏打：“1月18日”。Tab键移一格，犹豫了一下，输入“休假，无计划”。

　　对于他来说，EXCEL就是随手用的便笺纸，可以随意涂改，界面熟悉，而且，环保不浪费纸张。

　　在反复想了一会儿之后，小路决定利用空余时间做一个地铁票价表。前几天，地铁的6号线、8号线、9号线都通了，可是那张价目表格看得令人心烦，他想自己做一个更便捷的。

　　从网上找了一个地铁的票价表，粘贴在EXCEL表格上，然后把每站的名字输入进去，找出票价之间的逻辑关系，写函数……只半小时，只要把起始站和终点站输入进去，回车后，就可以算出票价。

　　“其实我每次用交通卡，也并不在乎到底刷了多少钱。就是觉得自己做个挺好玩的。”小路说。

　　熟悉了EXCEL之后，还做过许多这样的小玩意儿：帮在淘宝上卖东西的同事做的价格计算表，外卖价格表，年度收支软件，旅行开销表……

　　最绝的是，小路曾经把公司周围的所有能吃饭的地方做成了一张EXCEL表格，因为每天吃来吃去就那么几样东西，总觉得无趣。在EXCEL里面设计个小程序，只要按下鼠标，电脑就会自己随即产生一个吃饭的地方，根据指示和同事们一起去，就好像扎飞镖一样。

　　这是自己发现的衍生的乐趣。

　　EXCEL式未来

　　下午2点，小路在电脑前把自己去年一整年完成的任务，汇总了一下。

　　去年，除去双休日，每天加班时间在3小时左右，最高纪录是在8月份，因为公司的项目扩展，和同事轮流加班，一个月加了200小时的班，回家便直挺挺躺下，翻身都觉得麻烦。偶尔会在休息的时候，玩一下同事之间互相传阅的EXCEL小游戏，都是只需要用几个键就搞定的特别简单的游戏，可以换换被数据塞满的脑子。基本完成了任务——换了一个部门，加了薪水，工作效率提高，最近加班不是非常频繁，有完整的周末，一个星期中可以保证有两天回家吃晚饭。

　　明年呢？从前读书的时候，老师总是要求自己制定新学期新计划，那些写在纸上的计划，很少有完成的。工作之后，并没有人来督促你，反而年复一年地制定过详细的计划——每年做什么，每月做什么，每天做什么。看着那些在EXCEL被涂完的一条一条红色，小路便觉得日子没有白过。

　　明年，希望工作完成得更快一些，再读点书，每天下班的时间早一点……

　　假如，能够有时间谈恋爱，就更好了。

Excel 强人一箩筐

　　Excel可以做什么？

　　微软的设计者们一开始只是设计了这个软件来方便统计，制成精确卓越的报表。

　　而成天与Excel打交道的白领们，自觉开发了它工作之外的方方面面———excel可以规划生活成本、可以记录游玩开销，甚至可以拍车牌、玩游戏……

　　接受采访的白领们评价excel“很好很强大”，它已经变成了一种不可缺少的生活方式。

　　最常规应用：明确花出去的每分钱

　　受访者：Daisy

　　职业：全职妈妈+半职SOHO。之前在公司做过报表统计，与excel结缘

　　Daisy的报表数量惊人——生活上的收支统计、工作上的交易情况、投资的亏损统计……令人眼花缭乱。在公司做报表统计一年后，她接受了这种严谨的统计方式，将家里平日收入开销严格作成EXCEL表格。

　　从2000年到2007年，Daisy坚持做了7份这样堪称完美的家庭收支统计表。每年的统计表都由14张小报表组成：第一张是提供主要分类的list，最后一张是PNL(年底汇总)，其余12张分别用来记录每个月的收支明细。

　　首先，在“list”表中定义相关收入支出费用类别，为每一类别设定不重复的科目编号，将一年之中所有的开销细分归类，甚至精确到“捐款”、“遗失”这样的项目；然后，设定报表格式以及函数功能；之后，根据科目编号定期登记每个月每天的收支情况，一个月一张表，最后，EXCEL自动汇总，生成月度、年度收支报表及跨年度的比较报表(PNL)。

　　Daisy说，明确的分类可以使自己的收支情况更加明晰。在设定好第一张list后，以后每天记录的时候只要对照第一张表格，填入相应的序号，EXCEL就会自动反显出相应的条目来——比如打“1001”显示“food(食物)”、打“1000”显示“income(收入)”。

　　当12张表格都记录完毕之后，在最后那张PNL表格中，EXCEL就会自动计算出，一年中“food”(食物)的话费一共是多少，“income”(收入)一共多少，依此类推。细心的Daisy还设定了和前几年的相关条目的比较，以看出消费的变化。

　　在Daisy看来，制作这样一份统计报表不仅能够随时清楚地了解家里某一时间段不同类别的收入来源和费用支出情况；也能根据比较报表，预测将来的收支情况，并以此做好理财计划、提高资金的利用效率。

　　“对于过度的费用开支，还可以进行合理的控制和规划。”Daisy解释，自己制作这个统计报表的初衷就是约束自己的过度消费行为的，不过现在看来，它的作用远远不止这一点。

　　现在生活中经常有人会碰到两天后要还房贷、还信用卡，却无现金的尴尬局面，在用EXCEL统计后，就能够对于自己的开销花费了然于胸，从而合理规划。

　　Daisy认为，这样的报表制作起来一点不复杂，只要随手记下每一笔的收入、支出，就可以积累成这样有系统的表格。有时候翻一翻，会觉得很有成就感。

　　最清晰应用：分清每个人花的钱受访者：郑欣职业：IT，excel是工作的主要工具、哪怕计算一个简单的加法，郑欣也一定会打开EXCEL，在那个熟悉的界面上操作。他说，EXCEL可以显示每部计算的过程，比计算器人性化。

　　去年，郑欣和几个朋友开车去西安玩。不过6个人并不是一直统一行动，有的人半路退出，有的人中途加入，每个人又各掏各的钱，这个20块的过路费是A出的，那个10块的烤羊肉串是B出的，被推举为财务的郑欣一头雾水。

　　关键时刻，还是派老朋友EXCEL出场。

　　详细记录每天每个人花的钱，先按照日期排列，制成一张最原始的“detail list”——头一天，A花了20元买面包、B出了从上海到徐州的过路费，C又花了7块钱在徐州打“的”带路……每个人花的每一笔钱都详细录入detail list中。记录完毕后，顺手将开销分成油费、门票等几大类，再进一步归类成“食玩行住”四个大类。原始数据的记录就算完成了。

　　EXCEL的一个最基本功能是“数据透视表”，可以按照要求，将原始数据进行分类汇总，套入公式后，就能够计算出，每个人一共花了多少钱，门票一共花了多少钱，住这个大类中，总共用去多少钱。还可以顺便计算出，每天的总开销，每一天每一类的费用——在原始数据中显示的分类，EXCEL都能给你详细分类汇总算出来。

　　做完报表后，“财务”郑欣把表格打出来分给旅伴，每人不仅分清楚了账务，还明确了自己的钱都花在了什么地方。大家都把小郑看作了神人。

　　最格算应用：拍到1万元的车牌受访者：姜山职业：金融分析师。经常运用数学公式自己设计EXCEL表格。

　　“X＝ceiling(2*K*(n-a)/(16000-a),K)+b”这个公式，你能看懂不？

　　看不懂也没关系，这是姜山和他精通数学的朋友讨论出来的一个估算车牌价格。一月份最热的新闻，莫过于有人用8100元的最低价拍到了在去年12月份还徘徊在5万元高价的上海车牌。

　　而姜山是其中的幸运儿，他以1万元的价格拍到了车牌，辅助工具是EXCEL。姜山在日常工作中常常会用EX鄄CEL来做一些敏感性分析和情景分析。这次的私车牌照拍卖规则出台后，他就用EXCEL做出了一个牌照区间值的计算，列出上面的那个计算公式后，利用EXCEL可以输入大量数据进行统计的功能，模拟了一次牌拍模拟分析。

　　在姜山的那个公式中，需要当天拍照张数、拍牌人数、第一次投标的最低中标价等一些事先不能确定的数据；而且姜山的最优化投标策略，就是根据11点前2-3分钟的情况选取最优出价范围，根据当时的投标人数和最低中标价格计算最大加价可能，然后投标。用EXCEL的话就可以直接把当时的情况输入具体数据进行计算，及时有效。

　　当天10点51分，姜山将当时的第一次拍牌人数和投完时候的最低中标价输入EXCEL估算出了1.5万元的投标价。不过直到10点54分，由于系统拥挤马先生一直没有投标成功，于是马先生当机立断，将价格调低到1万元，并在10点57分成功投标，最终花了一万元投到了心仪的车牌。

　　“虽然EXCEL对我这次拍牌的帮助蛮大的，不过运气似乎也帮了我很大的忙。”

最有效应用：边上班边看股票行情

　　受访者：肉肉

　　职业：软件公司销售

　　肉肉说EXCEL的最大好处是可以在上班时候正大光明看股票。

　　在股票排序窗口，点右键，选择“数据导出”，有两个选项“导出当前数据”和“导出所有数据”，根据需要做出自己的选择。然后在“请选择导出类型”中选择“EXCEL”，记住文件的保存路径，点下一步，弹出对话框，根据你的需要做选择，就可以完成操作。

　　这样，就可以用你熟悉的EXCEL来看股票的实时价格了。可以用EXCEL一边工作，一边看价格变化。比起那个黑乎乎又拉出许多彩线的界面，EXCEL显然要隐蔽很多——老板总不会不让你开着EXCEL吧？

　　最重要的是，EXCEL强大的分析功能，可以帮助你及时将这些跳动的股价进行纵向横向的操作比较，你可以变得非常专业。

　　白领们用EXCEL翻花样

　　EXCEL十字绣作品

　　原理：不用吃惊，其实只要有时间改变单元格填充颜色，再确定单元格的大小就可以做到！

　　原创EXCEL小游戏

　　游戏前和游戏后都要有图。

　　当你把所需要的信息输入表格中，按下ENTER你会发现你填写的所有信息串联成了一段话！

　　原理：其实这只是在最后一个空格中输入一个公式，当按下ENTER时，以上的信息就会自动组合成套用的文字！

　　EXCEL还可以将各种flash小游戏粘贴在表格中。在同事们之间传来传去不会被老板发现。

　　EXCEL心理测试

　　当你输入自己的名字，性别就会出现符合自己的类型

　　原理：其实这是通过一个数据库建立许多标识，当拼音单词的数量和性别笔画的多少正好符合数据库里某一个数字时就会出现这个数字相对应的文字。(文/职烨 顾嘉会)